第一，可以梳理优化流程，使流程得以规范，避免随意性。

OA办公系统的工作流程是根据企业具体流程管理需要，将涉及到企业多个部门的流程按公司固有制度的要求进行编写、梳理，自定义设计成"所见即所得"的WEB网页表单，使企业80％以上的工作变成例行工作，从而实现了复杂流程的可视化和电子化的自动流转。这样，工作人员即可按规定的流程规则操作流程运转，每个参与节点流转的人员无需记忆各种复杂的流程流转规则，减少了用人脑去判断流程的流向而发生的不可避免的错误，协助企业制度高效落地的同时，提高了流程办理效率。

第二，可实现流程监督机制，跟踪流程办理情况，使流程办理记录可追溯。

在传统的企业管理中，如果企业审批人需要查阅自己很久之前审批过的文件，那么就很费力的找所有纸张签批类的文件，甚至不太容易找到。而实施OA办公系统之后，就不用如此麻烦了。在协同OA办公系统中，审批人随时都可以方便的查看自己审批过的所有文件的审批内容、审批状态和审批记录，并包括委托办理人所审批过的文件。另外，可追溯性的OA流程办理痕迹，在提高流程办理执行力的同时，审批人的流程审批权力也因此变得"阳光"起来。

第三，分析流程各环节办理效率，通过对流程数据的分析与查询以优化流程。

一般而言，随着企业业务内容的增加，各个部门要处理的流程以及各部门之间流转的流程愈加繁多，企业领导对流程的把握性会相应降低。而OA办公系统的权限设置，使得企业领导可根据流程审批的时间、数量、流转情况、意见处理等内容，通过流程分析的数据，来考察各部门的工作执行效率，更迅速、果断的做出正确分析，把握流通不畅部位，并及时与各部门业务人员不断优化、重组，确定形成新的合理、科学的业务流程，建立更高效的决策体系。

为了保障流程审批的及时性，可以设立系统提醒功能。