在传统办公模式的情况下，通过手工搜索文档存在非常大的难度。而利用OA办公系统使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，企业成员可以随时随地的分享、查阅文档，另外通过权限进行使用和共享，不仅帮助企业实现自动搜索文档，提高工作效率外，还可以保证文档资料的安全性。

传统的企业业务、文档流转都是通过人工操作。而利用OA办公系统企业可以事先设置好各个流程的转向，只要员工在系统后台提交，各流程就会根据事前自定义好的流向进行流转，省去了员工在各个领导办公室挨个签名的时间，不仅能帮助企业实现智能化办公，还能让企业员工专心工作，提高工作效率。

以往企业每天的信息，都是通过公告栏或者人工传达，往往失去时效性。而利用OA办公系统通知、公告、论坛、问卷等应用，可以将企业每天产生的大量信息，如人事公告、组织调整、产品发布、制度变更等、及时性的传达给相关部门、相关员工，不仅帮助企业实现与系统之间的信息互动，还可以及时将系统中的信息变更、待办工作等进行在线提醒，确保每个员工都可以收到。

传统部门之间的协作会因为地域与时间的因素，无法及时进行沟通，使得工作协作无法顺畅进行。而使用OA办公系统——任务分派，部门之间通过在系统上分配任务、执行情况、任务进度等一目了然。不仅帮助企业提高工作效率，打破地域与时间之间协作的限制。同时，便于领导对任务情况的了解，避免任务执行中出现的推诿、权责不明等情况。